Gestiunea clasica a documentelor in format fizic (hartie) conduce la o risipa semnificativa de resurse (timp, materiale, oameni, spatii si sisteme de depozitare, sisteme de securizare a accesului), care se cuantifica in cheltuieli continue. In schimb, documentele in format digital permit eliminarea inconvenientelor de mai sus si in plus faciliteaza regasirea rapida a acestora, precum si evidentierea stadiului de rezolvare a acestora. Dintre avantajele apelarii la aplicatia de management documente, mentionam:

• Eficienta in managementul timpului de lucru, cresterea controlului proceselor interne
• Definirea fluxurilor se bazeaza pe documentele ce caracterizeaza fiecare activitate: regulamente, proceduri, fise de post
• Reduceri ale cantitatilor de hartie, tonere utilizate; economie la spatiile de depozitare a acestora
• Este facilitata regasirea rapida a documentelor digitale, cu filtrare pe tip, subiect, cuvinte cheie, perioada, destinatar, initiator
• Management documente digitale pe dosare si rafturi digitale, dar si in functie de relatiile dintre ele = etapa in arhivarea electronica
• Este asigurata disponibilitatea si confidentialitatea accesului (controlat) la documente
• Este garantata integritatea continutului si a contextului informatiei din documente
• Permite generarea de noi documente prin apelarea la circuite decizionale (prestabilite sau constituite ad-hoc)
• Sunt gestionate termenele () asociate tuturor documentelor/sarcinilor
• Sunt gestionate pe intregul parcurs procesele de finalizare a documentelor/sarcinilor
• Sunt gestionate atat documentele intermediare cat si cele finale (istoric, versiuni)
• Permite optimizarea parcursului documentelor/sarcinilor (timp, calitate, securitate)
• Faciliteaza accesarea documentelor in functie de problema
• Poate fi evaluat si vizualizat gradul de incarcare al personalului; pot fi evidentiate statistici privind activitatile colectivelor
• Solutie ce poate fi activata independent, sau poate fi integrata cu alte aplicatii de management
• Pentru circuitele (fluxurile) documentelor, sunt oferite facilitatile:
• Vizualizare grafica a parcursului cu identificarea stadiului problemei, la fiecare nod
• Vizualizare grafica a nodurilor, a termenelor pentru fiecare nod, a modului de rezolvare la nivelul fiecarui nod
• Identificare responsabili circuit, noduri
• Activitati predefinite la nivelul fiecarui nod
• Notificari de-a lungul circuitului catre nodurile afectate de parcurs
• Sistemul gestioneaza documente, anexe ale documentelor si note